Kort samengevat: Denk je bij Wtta alleen aan de waarborgsom van €100.000? Dan zie je waarschijnlijk niet het hele plaatje. Naast deze toelating zelf krijg je als uitzendbureau of intermediair te maken met audits, certificeringen, personeelskosten, opleiding, veilige software, procesinrichting en terugkerende controles. In deze blog zetten we de verwachte Wtta kosten op een rij en laten we zien waarom veel organisaties ook kijken naar uitbesteden als alternatief.
Wie onder de Wtta een toelating wil verkrijgen, krijgt in veel gevallen te maken met een waarborgsom van €100.000. Voor organisaties die al langere tijd (meer dan 4 jaar) aantoonbaar compliant werken, gelden uitzonderingen.
Hoewel deze waarborgsom veel aandacht krijgt, is het eigenlijk slechts één onderdeel van de totale investering. Daarnaast spelen verschillende terugkerende kosten een belangrijke rol.
Let op: dit is vastgelegd vermogen dat je niet kunt inzetten voor groei, investeringen of werkkapitaal
Veel ondernemers richten zich op de aanvraag. Minstens zo belangrijk is het behouden van de toelating.
Daarvoor moet je aantonen dat processen op orde zijn en blijven. Denk aan arbeidsvoorwaarden, loonadministratie, fiscale verplichtingen, personeelsdossiers en controles.
Let op: dit zijn globale marktinschattingen. De werkelijke kosten verschillen per inspectie- en certificeringsinstelling, en gekozen toetsingsinstantie.
Dit is misschien wel de meest onderschatte kostenpost.
Immers, Wtta vraagt niet alleen om een toelating, maar ook om processen die structureel gevolgd en bewaakt worden. Dat betekent dat iemand binnen de organisatie verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld:
wet- en regelgeving;
controles;
audits;
dossiervorming;
cao-wijzigingen;
compliance.
We gaan ervan uit dat een medewerker gemiddeld één dag per week bezig is met de nodige werkzaamheden rondom compliant werken:
Afhankelijk van het salaris van jouw medewerker natuurlijk. Bij grotere organisaties kan dit verder oplopen.
De flexbranche staat niet stil. Wtta is belangrijk, maar staat niet op zichzelf. Cao-wijzigingen, arbeidsrecht, fiscaliteit en ontwikkelingen rondom arbeidsmigranten vragen eveneens aandacht. Risico’s en aansprakelijkheid staan hoog op de agenda van inleners. Een SEU-diploma bijvoorbeeld, laat zien dat je beschikt over actuele kennis van wet- en regelgeving en professioneel adviseert. En deze kennis is simpelweg nodig voor het behoud van Wtta, omdat het vooral gaat over jouw werkprocessen en hoe je deze meebeweegt met de veranderingen in de wet- en regelgeving.
Voor organisaties die veel zelf organiseren, zit ook hier een investering.
Denk aan:
Vooral in de eerste jaren is deze investering vaak hoger.
Juist je processen en kennis worden met het Wtta getoetst. Je zult moeten kunnen aantonen dat je zaken op orde hebt. Dat lukt vrijwel niet zonder de juiste software en systemen.
Denk aan software voor verloning, urenregistratie, facturatie en contractbeheer. Daarnaast heb je een veilige omgeving nodig voor personeelsdossiers, identiteitsbewijzen, arbeidsovereenkomsten en andere documenten. Deze gegevens moeten niet alleen correct worden opgeslagen, maar ook snel beschikbaar zijn tijdens controles en inspecties.
Daar komt bij dat wet- en regelgeving continu verandert. Daarom investeren veel organisaties in systemen die helpen bij het bewaken van termijnen, documenten, cao-wijzigingen en compliance-verplichtingen.
De kosten verschillen sterk per organisatie. Naast licentiekosten moet je rekening houden met implementatie, beheer, koppelingen tussen systemen en de tijd die medewerkers besteden aan het correct verwerken van gegevens.
Kortom, een Wtta-proof organisatie draait niet alleen op mensen en kennis. Naast audits en certificeringen spelen ook personeel, kennisontwikkeling en software een belangrijke rol.
De kosten lopen uiteen van beperkte aanpassingen binnen bestaande systemen tot een vrijwel volledige herinrichting van het applicatielandschap. Juist om die reden is software vaak één van de lastigste Wtta-kostenposten om vooraf nauwkeurig te begroten. Denk vooral aan onderstaande onderwerpen waaraan een diversiteit aan kosten verbonden zullen zijn:
Daarom lopen de kosten uiteen van beperkte aanpassingen binnen bestaande systemen tot een vrijwel volledige herinrichting van het applicatielandschap. Juist om die reden is software vaak één van de lastigste Wtta-kostenposten om vooraf nauwkeurig te begroten.
Ook benieuwd naar de omrekenfactor? Deze is afhankelijk van verschillende zaken, waaronder met welke en hoeveel cao’s je werkt, aantal flexmedewerkers, aantal arbeidsmigranten, wel/geen ET-regeling, en meer. We gaan graag samen met je in gesprek zodat we een passend voorstel kunnen maken. Meer weten?
