Waaraan moet een goede backofficepartij minimaal voldoen?

Logisch dat steeds meer uitzendbureaus hun backoffice uitbesteden aan gespecialiseerde backofficebureaus. Dit is hun core business. Je mag dus verwachten dat zij alle ins en outs kennen. Juridisch sterk, volledig op de hoogte van cao’s en efficiënt ingericht met goede software. Denk aan salarisverwerking, ziekteverzuim, debiteurenbeheer en alles wat daarbij hoort.

En toch verschilt het ene backofficebureau wezenlijk van het andere. Daarom hebben we een lijst opgesteld met onderwerpen waaraan een backofficebureau minimaal moet voldoen én die dit aantoonbaar goed moet uitvoeren.

Lees je mee?

1. Zijn alle certificeringen actueel én transparant inzichtelijk?

Een betrouwbare backoffice voldoet minimaal aan:

  • SNA-certificering (NEN 4400-1)
  • VCU certificaat
  • ABU- of NBBU-lidmaatschap
  • KIWA certificaat
  • Strikte naleving van Wet DBA, Waadi, WML, ATW
  • Waterdichte processen voor databeveiliging / AVG

2. Durf je het aan dat jouw flexmedewerkers loonstroken ontvangen zonder ze zelf te checken?

Het is belangrijk dat de verloningen (en daarbij horende gelijkwaardige beloningen) goed worden toegepast, maar ook tijdig worden uitgevoerd. Deze werkzaamheden moeten minimaal worden verzorgd:

  1. Functiegroepen en inschaling dienen volgens cao correct te worden toegepast
  2. Toeslagen, ORT, ADV, ploegentoeslag worden automatisch en foutloos verwerkt
  3. Er is een extra controle op juiste loonverwerking vóór de run
  4. Het bureau is altijd up-to-date met nieuwe wetgeving, cao-aanpassingen en jurisprudentie
  5. Er zijn specialisten beschikbaar bij complexe casussen. Bijv. expert op gebied van ziekteverzuim, debiteuren, juridische zaken.

3. Zie je op elk moment hoe jij ervoor staat?

Software helpt je om overzicht te hebben en houden. Past jouw software bij jouw werkzaamheden? Heb jij onderstaande onderdelen op orde? Of moet je hiervoor iemand bellen voor inzicht?

  • Gebruik van stabiele, moderne salaris- en backoffice-software
  • 24/7 inzicht in portals voor:
    • status verloningen
    • lopende facturen
    • betalingsachterstanden
    • inlenerinformatie
    • urenregistraties
    • marges per klant of kandidaat
  • Automatische koppelingen met boekhouding en ATS
  • Veilig & snel documentbeheer

4. Voel je dat jouw backoffice je geld oplevert in plaats van kost?

Een goed debiteurbeheer zorgt ervoor dat jouw marge beschermd wordt. Onderstaande elementen zul je dan ook goed op orde moeten hebben:

  1. Strakke opvolging van openstaande posten
  2. Duidelijke rapportage van risico-inleners
  3. Signalering bij oplopende achterstanden
  4. Heldere communicatie richting inleners namens jou
  5. Ondersteuning bij kredietchecks en limieten

5. Heb jij grip op je cijfers, of loopt je backoffice voor op jou?

Met transparante financiële rapportages krijg je grip op jouw business. Heb jij inzicht in meerdere rapportages?

  • Wekelijkse of maandelijkse marge-overzichten
  • Inzicht in kosten, tarieven en reserveringen
  • Overzichtelijke loon- en factuurruns
  • Geen verrassingen in nacalculaties

“BackOfficer sprong er meteen bovenuit: qua techniek én met hun mentaliteit”

6. Voel je dat je met een partner samenwerkt?

Het is belangrijk dat een backofficebureau een verlengstuk is van jouw organisatie en daarom met jou meedenkt in plaats van enkel uitvoerend werk verricht voor je. Het is toch fijn, wanneer zij werken door ook onderstaande punten op te pakken?

  1. Strakke opvolging van openstaande posten
  2. Duidelijke rapportages beschikbaar van risico-inleners
  3. Signalering bij oplopende achterstanden
  4. Heldere communicatie richting inleners namens jou
  5. Ondersteuning bij kredietchecks en limieten

7. Krijg jij complimenten over je backoffice?

Als verlengstuk van jouw organisatie heeft de afdeling backoffice ook contact met jouw flexmedewerkers en inleners. Dan is het fijn wanneer zij:

  1. Snelle reactietijd hanteren bij vragen
  2. Duidelijke communicatie verrichten naar flexmedewerkers
  3. Werken met inzichtelijke processen (contracten, uren, verloningen)
  4. Correcte en tijdige betalingen uitvoeren
  5. Bereikbaar zijn bij spoed

8. Wil je wijzer worden van je partner of zoek je zelf graag dingen uit?

Binnen de flexbranche verandert continue wel een wet, regel, cao of certificeringseis. Is het niet fijn om te werken met een backofficebureau die haar kennis met je deelt en je begeleidt in de processen? Een partner die:

  • Regelmatig updates deelt over wetgeving, cao’s en compliance
  • Toelichting op keuzes en processen geeft
  • Whitepapers, kennisvideo’s of webinars verschaft
  • Ondersteuning bidt bij onboarding van nieuwe inleners of flexmedewerkers

9. Vertrouw jij op voldoende ondersteuning wanneer jij gaat groeien? Of voel je een rem?

Groei jij, dan bestaat de kans dat je jouw backoffice team moet opschalen. Staat je team voor je klaar? Denk aan onderstaande elementen die ervoor zorgen dat je bij pieken en dalen geen belemmeringen voelt, maar juist de ondersteuning die je nodig hebt om je te richten op jouw core business.

  1. Makkelijk opschalen bij pieken
  2. Meebewegen met groei, nieuwe diensten of labels
  3. Mogelijkheid tot aangepaste rapportages
  4. Inzicht in kostenstructuur bij groei

10. Kun je je backoffice met een gerust hart laten draaien?

Uitbesteden betekent loslaten. Maar dan natuurlijk wel met een fijn, ontspannen en veilig gevoel. Heb je alles op orde? Krijg je een gevoel dat alles goed wordt verwerkt?

  • Interne audits
  • Vier-ogenprincipe bij verloning en mutaties
  • Heldere autorisaties in systemen
  • Veilige data-opslag en versleutelde communicatie

Overstappen van backofficebureau?

Of je nu al samenwerkt met een backofficebureau of niet, je moet scherp hebben wat een samenwerking jou minimaal oplevert. We zien dat uitzendbureaus met eerdere ervaring vaak beter weten wat er mogelijk is en vooral welke voordelen het biedt. En nee, het gaat niet alleen om werk uit handen geven.

Je kunt bij ons kiezen voor het volledige uitbestedingspakket, waarbij wij juridisch werkgever worden van jouw flexmedewerkers en de bijbehorende risico’s dragen. Liever zelf juridisch werkgever blijven? Ook dat kan. Jij kiest wat past bij jouw bureau en ambities.

Wat kan BackOfficer voor je betekenen?

Wij zijn specialist als het gaat om backoffice. Onze organisatie richt zich enkel op de backoffice van uitzendbureaus. niet voor niets hebben we hierdoor specialistische kennis in huis, doordat op diverse afdelingen experts werken en constant bezig zijn met verzuim, software, debiteurbeheer, verloningen en meer. En wat wanneer wij het even niet weten? Dan hebben we de hulp achter de hand van diverse partners, waaronder De Voort Advocaten, waar wij al onze vragen kunnen laten uitzoeken.

Ook opzoek naar een betrouwbare partner die je op een heldere en handige manier helpen? Wil jij de collega op afstand die met je meedenkt? Maak eens kennis met BackOfficer. Vraag vrijblijvend op wat jouw tarief zou zijn en wie weet spreken we je snel.

Vragen?

Liever gelijk contact? Wil je meer weten over hoe een samenwerking met BackOfficer jou verder kan helpen? Bel 085-076 1410 of laat een bericht achter op onze contactpagina.