BackOfficer staat voor 100% transparantie. We streven naar een zeer kwalitatieve dienstverlening en goed lopende processen. Daarom heeft BackOfficer een overzichtje gemaakt met dagelijkse afspraken en werkwijzen die belangrijk zijn voor een goede samenwerking. Zo wordt voor iedereen duidelijk wat er van elkaar wordt verwacht. Uiteraard blijft BackOfficer flexibel en meedenkend. Op deze manier kunnen we fijn en veilig samenwerken en vooral samen groeien!
Binnenkort kan je de dagelijkse afspraken en werkwijzen van BackOfficer ook heel makkelijk downloaden via onze site in ons Kenniscentrum als Factsheet!
- Onboardingen
Zonder complete dossiers kan er geen juiste verloning plaatsvinden. Dit betekent dat de onboarding van zowel uitzendkrachten als inleners geheel en correct afgerond dient te worden in E-uur voordat er verloond kan worden. Onze HR-specialisten zullen er alles aan doen, natuurlijk in samenwerking met onze uitzenders, om dit te organiseren.
OPLOSSING INDIEN DOSSIER NIET IN ORDE IS: Mocht het een keer voorkomen dat een uitzendkracht aan het werk is terwijl er relevante zaken in het dossier missen, dan kunnen we werken met een voorschot. BackOfficer houdt het voorschot in op de verloning zodra de documenten gereed zijn (max. binnen twee weken). De uitzender is (mede)verantwoordelijk voor het compleet maken van de dossiers en onboardingen. Indien binnen twee weken dossiers niet compleet zijn, dan stopt de bevoorschotting en wordt dit verrekend met de uitzender. Een en ander gaat altijd in overleg met elkaar.
- Proforma’s en Creditchecks
Graag verzoeken wij onze uitzenders via E-uur de proforma’s en creditchecks voor inleners aan te vragen. Deze manier werkt het meest efficiënt en voorkomt communicatiefouten. Bij een creditcheck vragen we informatie zoals; het aantal medewerkers en het tarief. Zijn de gegeven compleet, dan vragen we de creditcheck aan bij onze kredietverzekeraar Atradius. Op deze manier kunnen we de facturen verzekeren en alles veilig financieren. Bij een faillissement zal de verzekeraar 90% uitkeren en heb je slechts 10% nog zelf aan te vullen. Indien en inlener niet te verzekeren valt, dan kunnen we bekijken of BackOfficer met een eigen beoordeling alsnog een gedeelte kan verzekeren. Hiervoor gelden aparte voorwaarden. In zeer uitzonderlijke gevallen kunnen niet verzekerbare facturen toch in de financiering worden meegenomen. Het volledige risico is dan voor de uitzender.
- Inlenersbeloning
Inlenersbeloningen dienen volledig ingevuld en ondertekend te worden in E-uur door de inlener. Indien gewenst kan BackOfficer op verschillende momenten in het proces ondersteuning bieden om deze inlenersbeloning correct ingevuld te krijgen.
- Voorschotten
Er kunnen geen voorschotten gegeven worden zonder een correct BSN (geldig document). Zodra een voorschot gegeven wordt, zijn we formeel aan het verlonen. Dit kan en mag niet plaatsvinden zonder een geldig BSN-nummer van de uitzendkracht.
OPLOSSING INDIEN GEEN BSN EN DE UITZENDKRACHT WIL TOCH EEN VERGOEDING? De uitzender mag zelf een voorschot geven aan de uitzendkracht. Zodra documenten compleet zijn, kan BackOfficer het voorschot inhouden op het loon en verrekenen met de marge van de uitzender.
- Bewijslast uren
Sommige inleners eisen diverse documenten ter onderbouwing van de uren en daarmee de facturen. Denk hierbij aan ondertekende urenstaten, weekbriefjes etc. Zonder correcte (en tijdige) aanlevering van deze documenten kan er niet verloond en gefactureerd worden.
OPLOSSING INDIEN ER GEEN TIJDIGE AANLEVERING IS: Mocht het een keer voorkomen dat sommige informatie mist, dan kunnen we werken met een voorschot. BackOfficer houdt dit in op de verloning zodra de juiste informatie aangeleverd is (max. binnen twee weken). De uitzender is (mede)verantwoordelijk voor het juist aanleveren van deze informatie. Indien binnen twee weken dossiers niet compleet zijn stopt de bevoorschotting en wordt dit verrekend met de uitzender. Een en ander gaat altijd in overleg met elkaar.
- Aanmelden nieuwe uitzendkrachten/inleners
Nieuwe uitzendkrachten/inleners dienen uiterlijk op de vrijdag, voorafgaand aan de werkweek, te worden aangemeld. Dus op vrijdag week 1 aanmelden, week 2 werken, woensdag week 3 verloning en facturatie.
ALTERNATIEF; een voorschot verwerken en deze de eerstopvolgende week verrekenen.
- Doorgeven wijzigingen
Wijzigingen in tarieven/plaatsingen/jobs etc. altijd uiterlijk vrijdag (week 1) voorafgaand aan de werkweek (week 2) doorgeven zodat de correcte gegevens met de verloning en facturatie (week 3) worden meegenomen. Anders bestaat de kans dat de wijzigingen in de verloning erna worden meegenomen.
- Aanleveren uren, declaratie, boetes etc.
Goedgekeurde uren (en overige zaken) dienen uiterlijk dinsdagmiddag om 13.00 uur via E-uur te worden aangeleverd. Indien gewenst worden op woensdag voor 12.00 uur de proefloonstroken verstuurd. Deze proefloonstroken dienen uiterlijk voor 15.00 uur (op woensdag) te worden goedgekeurd zodat BackOfficer de facturatie en definitieve verloning kan draaien op woensdag. Donderdag zullen de lonen worden overgemaakt.
- Arbeidscontracten met uitzendbeding
Bij BackOfficer worden doorgaans arbeidscontracten gebruikt met uitzendbeding. Hier wordt zelden van afgeweken. Op deze manier stopt het contract indien er geen werk meer is bij de inlener of in geval van ziekte. Er zal vooraf een contractduur worden afgesproken. In het contract zullen minimaal 4 vaste uren worden meegenomen. In het contract met uitzendbeding zijn er automatisch 2 wachtdagen voor de uitzendkracht meegenomen in geval van ziekte. Na 1 jaar hoeft geen vaste urenomvang te worden aangeboden. Daarnaast geldt het uitzendbeding voor 78 weken. Dit betekent dat het leeglooprisico (wat normaal gezien na 1 jaar ontstaat) er niet is.
- Margeoverzichten
Margeoverzichten worden uiterlijk op maandag aangeleverd. BackOfficer streeft ernaar om dit op vrijdag al te verzorgen echter is dit mede afhankelijk van het aantal correcties dat er na de verloning van woensdag nog plaatsvindt. Indien het margeoverzicht geaccordeerd wordt door de uitzender, wordt uiterlijk maandagmiddag de margefactuur opgemaakt en de marge uitgekeerd.
- Managementrapportage en debiteurenlijst
BackOfficer draagt zorg voor de wekelijkse margerapportage waarin de omzet, loonkosten en marges transparant worden weergegeven. Deze rapportages worden uiterlijk dinsdagmiddag geüpload in E-uur. Ditzelfde geldt voor een overzicht van de openstaande debiteurenlijst van de inleners.
- ET-Regeling
BackOfficer is specialist in het toepassen van de ET-regeling. We doen dit echter wel volgens de daarvoor bepaalde voorwaarden. Dit betekent dat er een bewijslast is voor de uitruil van reiskosten (tankbonnen, vliegtickets etc.), maar ook bewijslast voor huisvesting (tweede woning) in het land van herkomst. Als laatste dient de huisvesting waar men in Nederland woont SNF te zijn goedgekeurd. Zonder deze bewijslast kan er maar beperkt worden uitgeruild en is het voordeel voor de medewerkers alsook uitzender beperkt. De uitzender is verantwoordelijk voor een juiste aanlevering van deze gegevens. Indien dit niet volledig en juist wordt gedaan, dan bestaat de mogelijkheid de ET-voordelen terug te moeten draaien.
- Inhoudingen boetes/bekeuringen
Helaas komt het voor dat uitzendkrachten bekeuringen of boetes krijgen welke bij de uitzender op de deurmat komen. Deze kunnen we uiteraard inhouden bij de verloning, echter dient hiervoor wel het juiste bewijs aangeleverd te worden. Zonder bewijs kunnen er geen inhoudingen worden verricht. De uitzendkrachten moeten een machtiging tekenen zodat BackOfficer kan inhouden op het salaris. De intermediair is verantwoordelijk om deze machtiging via E-uur te laten ondertekenen.
- Ziekmeldingen
Ziekmeldingen dienen tijdig bij BackOfficer gemeld te worden. Dit betekent op een reguliere werkdag dat de ziekmelding uiterlijk voor 9.30 uur binnen moet zijn. Bij ploegen geldt dat de melding uiterlijk 3 uur voor aanvang diensttijd binnen moet zijn.
Heb je meer praktische vragen en wil je telefonisch overleg, dan kun je natuurlijk ook contact met ons opnemen – info@backofficer.nl of direct met BackOfficer op +31 (0)85 0761 410.