RI&E staat voor risico-inventarisatie en evaluatie. Dit betreft in het kort een lijst met alle (veiligheids- en gezondheids) risico’s in een organisatie en een plan voor het oplossen ervan. Op die manier dring je de (financiële) risico’s in je bedrijf terug. Tijdens de Week van de RI&E is er extra aandacht voor het belang van inzicht in de veiligheids- en gezondheidsrisico’s in organisaties. Hier doen wij natuurlijk graag aan mee aangezien de veiligheid en gezondheid van onze werknemers hoog in het vaandel staat. Een gezonde organisatie is namelijk een succesvolle en duurzame organisatie. In dit artikel wordt besproken wat de RI&E is en wat daar allemaal bij komt kijken, ook na het uitvoeren van de RI&E.
RI&E verplicht?
De RI&E is verplicht vanuit de Arbowet voor ieder bedrijf met personeel, hieronder vallen ook uitzendkrachten, stagiaires, vrijwilligers, inhuurkrachten etc. Deze verplichting geldt al vanaf 1994. De RI&E staat aan de basis van een preventief beleid voor een gezonde en veilige werkplek. De Inspectie SZW controleert hier dan ook op. De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft er daarom ook een hoge prioriteit aan gegeven. In het jaarplan 2020 van de Inspectie SZW worden extra en strengere controles genoemd, de boetes zijn verhoogd en deze kunnen sneller worden uitgedeeld. De Inspectie SZW controleert onder andere op een schriftelijke RI&E, een plan van aanpak en de toetsing van de RI&E. Hieronder kan je lezen wat jouw verplichtingen zijn ten aanzien van jouw bedrijf omtrent het uitvoeren en het toetsen van de RI&E:
• Werken er enkel vrijwilligers in je organisatie? Dan hoef je enkel de gevaarlijke stoffen en biologische agentia – organismen die een infectie kunnen veroorzaken of giftig zijn – in kaart te brengen. Toetsing van de RI&E is niet verplicht.
• Werken jouw medewerkers gezamenlijk minder dan 40 uur per week? Dan hoef je enkel een checklist gezondheidsrisico’s in te vullen, dit is een verkorte versie van de RI&E. Toetsing van de RI&E is niet verplicht.
• Werken jouw medewerkers gezamenlijk meer dan 40 uur per week of huur je medewerkers in via een payrollbedrijf? Dan ben je verplicht de gehele RI&E op te stellen en deze te laten toetsen.
• Heb je 25 of minder medewerkers in dienst en maak je gebruik van een erkende branche-RI&E? Dan is toetsing van de RI&E niet verplicht.
• Heb je uitzendkrachten in dienst? Dan ben je verplicht een kopie van je RI&E op te sturen naar het uitzendbureau.
De RI&E stap voor stap
> Inventarisatie van de risico’s:
Zoals hierboven al vermeldt is, is een RI&E een risico-inventarisatie en evaluatie. De RI&E helpt je om op een gestructureerde manier alle gezondheids- en veiligheidsrisico’s in je organisatie in kaart te brengen. Hierbij wordt zowel gekeken naar de direct zichtbare aandachtspunten, zoals snijgevaar bij machines of valgevaar bij werken op hoogte, als zaken die niet direct tot uitval leiden. Denk bijvoorbeeld aan langdurige blootstelling aan hoge werkdruk, fysieke belasting door tillen en blootstelling aan (gevaarlijke) stoffen. Ook de maatregelen tegen verspreiding van het coronavirus moeten worden opgenomen in de RI&E, zoals in een vorige artikel is aangestipt.
> Evaluatie van de risico’s:
De RI&E helpt daarnaast met het prioriteren van de risico’s. Er wordt inzichtelijk gemaakt welke risico’s het vaakst kunnen voorkomen en welke risico’s de grootste gevolgen hebben. Zo wordt duidelijk wat de belangrijkste risico’s in je bedrijf zijn en welke je als eerste moet aanpakken.
> Plan van aanpak:
Vervolgens wordt in een plan van aanpak vastgelegd welke maatregelen getroffen gaan worden om de risico’s weg te nemen of het effect ervan te verkleinen. Voor elk risico omschrijf je de oplossingen. Er wordt omschreven wie dit gaat doen, wanneer dit gaat gebeuren en wat de eventuele kosten zijn. Voor elke oplossing geldt dat voorkomen beter is dan genezen.
> Toetsing van je RI&E:
Nadat de risico’s zijn geïnventariseerd en geëvalueerd, is het in sommige gevallen (zie hierboven) verplicht om je RI&E te laten toetsen. De wet verplicht in dat geval dat je dit laat doen door een gecertificeerde arbodienst of deskundige.
> Uitvoering en actualiteit van je RI&E:
Tot slot dien je je plan van aanpak natuurlijk uit te voeren op de manier zoals beschreven staat in het plan. De RI&E dient actueel te zijn. Het is verstandig om regelmatig, maar in ieder geval jaarlijks het plan van aanpak opnieuw te bekijken en de voortgang te beoordelen. Dit is ook noodzakelijk wanneer je grote aanpassingen in je bedrijf aanbrengt, je nieuwe investeringen wilt gaan doen of veranderingen in de manier van werken aanbrengt. Dit betekent namelijk dat er nieuwe risico’s kunnen ontstaan, deze moeten worden opgenomen in de RI&E. De genomen maatregelen worden tegelijkertijd geëvalueerd. Hierdoor weet je of de genomen maatregelen effectief zijn geweest of dat er andere maatregelen genomen moeten worden.
RI&E steunpunt
Via de site van de RI&E kan je stap voor stap aan de slag met de RI&E. Op de website vind je alle informatie en kan je natuurlijk ook hulp vragen indien dit nodig is. Er is een zogenaamde ‘Route naar RI&E’ die je helpt met het starten van de RI&E die past bij jouw organisatie. De RI&E kan je zelf op je eigen manier opzetten, laten uitvoeren door een arbodeskundige, je kan gebruikmaken van een branche-RI&E-instrument of je kan gebruikmaken van het instrument dat onderdeel is van de ‘Route naar RI&E’. Na het inventariseren van de risico’s biedt de RI&E voor veel risico’s ideeën aan. Daarnaast kan je gebruik maken van de Arbocatalogus, daarin staan op sectorniveau oplossingen en aanbevelingen om veilig en gezond te werken. Verschillende partijen hebben checklists gemaakt om specifieke risico’s in kaart te brengen, deze kan je ook vinden op de site van de RI&E. Op de site staan ook gecertificeerde bedrijven die je kan inschakelen voor het toetsen van de RI&E en voor het ondersteunen of bijstaan tijdens het opstellen en uitvoeren van de RI&E. Ook de overheid heeft verschillende wegwijzers van de TNO beschikbaar gesteld om ondernemers handvatten te geven om bepaalde risico’s aan te pakken.
RI&E door wie?
Als je ervoor kiest om de RI&E zelf op te stellen binnen je bedrijf, dien je een preventiemedewerker aan te wijzen die de taken van de RI&E op zich neemt. In kleinere bedrijven zal dit de directeur zijn, in grotere bedrijven wordt hier iemand voor aangewezen. Uitbesteden van het opstellen en uitvoeren van de RI&E is alleen mogelijk in uitzonderingsgevallen (bijvoorbeeld als je werknemers de Nederlandse taal niet voldoende beheersen) en kost in de meeste gevallen geld. De preventiemedewerker hoeft de RI&E niet helemaal alleen te doen. De preventiemedewerker kan zich laten bijstaan of laten ondersteunen door een externe partij. Het is aan te raden om andere werknemers van het bedrijf in te schakelen bij het opstellen van de RI&E. Werknemers kennen de eventuele risico’s en doordat zij betrokken zijn, zullen zij waarschijnlijk ook eerder het belang zien van nieuwe maatregelen en deze accepteren. Werknemers moeten tot slot de RI&E in kunnen zien wanneer zij dit willen.
Heb je meer praktische vragen en wil je telefonisch overleg, dan kun je natuurlijk ook contact met ons opnemen – info@backofficer.nl of direct met Backofficer op +31 (0)85 0761 410.